Business.MN сэтгүүлийн 8-р сарын дугаар гарлаа
Мэдлэгийн үнэ цэн

Бизнесээ системчлэхийн давуу талууд

Ямар ч хүн өөрийн бизнесээ эхэлж байхдаа ажилдаа бүрэн уяагдсан, цаг завгүй, өдөр бүр ундрах олон асуудлаас болж байнга санаа зовсон, тийм нэгэн амьдралтай болно гэж мөрөөддөггүй. Харин ч, ашиг орлого сайтай бизнестэй болж, хүссэн цагтаа ажиллаж, хүссэн цагтаа амарч, илүү эрх чөлөөтэй явахыг хүсдэг. Дуртай, сонирхолтой зүйлстээ цаг заваа зориулна гэж мөрөөддөг. Гэтэл бодит амьдралд байдал өөрөөр эргэх нь элбэг. 

BizSystemsАжил дээрээ хонох шахаж, амралтын өдрөөр ч ажлаа бодно. Байнга шахаж шаардаж байхгүй бол төлөвлөсөн ажил цагтаа дуусахгүй, ажилтнуудын хариуцлага сул, тиймд өөрөө бүх ажилд оролцож, диспетчер мэт явна. Асуудал нэг бүрийг өөрөө хянаж шийдвэрлэнэ. Бизнес амжилттай явж, өсч томрохын хэрээр улам их ажилтай, улам завгүй болно. Нэг мэдэхэд, өөрийн байгуулсан бизнесийнхээ амрах, зогсох эрхгүй нэгэн “эрэг шураг” болж хувирна.  

Энэ нь бизнес эрхлэгч хүний ердийн амьдрал уу? Үгүй. Хэрэв ийм дүр зураг харагдаж байгаа бол бизнес эрхлэгч хүн бизнесээ буруу авч явнаа гэсэн үг. Энэ бол бизнес гэж чухам юу вэ гэдгийг буруу ойлгож, өөртөө буруу зорилго тавьж, цаг, хүчээ буруу чигт зарцуулсаар яваагийн илрэл юм.

Бизнес бол ажлын байр биш, харин систем юм.  

Бизнес эрхлэгч хүн бизнесээ системчилж буюу алхам алхмаар бизнесийнхээ системийг байгуулалгүйгээр зөвхөн их ажиллаж, шургуу зүтгэснээр амжилтад хүрэхгүй. Хүссэн эрх чөлөөт амьдралаа олж авч чадахгүй.

 

Систем гэж юу вэ?

Бизнесийн системийг бодит жишээн дээр тайлбарлавал илүү дөхөмтэй. Жишээ болгож, түргэн хоолны алдарт МакДоналдс компанийг авч үзье. 

Өнөөдрийн байдлаар, дэлхийн 120 оронд Макдоналдсийн 40 мянган ресторан ажиллаж байна. Бүгд хоорондоо төстэй. Макдоналдсын аль ч ресторанд орсон танил бүтээгдэхүүнүүд, нэгэн адил зохион байгуулагдсан шуурхай үйлчилгээ угтана. Тиймд та хаана ч явсан МакДоналдст  эргэлзэхгүй, юу захиалж, ямар үйлчилгээ авахаа сайн мэднэ. Яагаад гэвэл, МакДоналдс бол бүтэц, үйл ажиллагаа нь бүрэн хэлбэржиж тогтсон учир ажиллуулж буй ажилтнууд нь ч, үйлчлүүлэгчид нь ч мэддэг болсон систем юм. Систем үргэлж нэг маягаар найдвартай ажиллаж, ажиллах бүртээ адил үр дүн гаргана. Системийн өдөр тутмын үйл ажиллагаа  түүнийг ажиллуулж буй хүмүүс, тэр бүү хэл түүнийг анх бүтээсэн эздээсээ ч шууд хамаарахгүй.       

Макдоналдс бол, мөн чанартаа, бизнесийн нэг сайн системийг бүтээж, түүнийгээ бие даасан 40 мянган жижиг бизнест хуулбарлаж олшруулсан супер сүлжээ юм. Макдоналдсийн олон жилийн амжилт, өсөлтийн нууц, зах зээлийн өндөр үнэ цэнэ чухам түүний системд оршдог. 

Дүгнээд хэлбэл, Макдоналдс бол өөрөө систем, харин түүний 40 мянган салбар ресторан буюу франчайзууд нь энэ системийг лицензээр худалдан авч, хуулбарлан бүтээгдсэн, бүрэн бие даасан жижиг бизнесүүд юм. Монголд ч түүнтэй төстэй зарчмаар ажилладаг KFC, Tom n Tom coffee зэрэг франчайзууд орж ирж бна. 

Цааш нь хуулбарлан олшруулах эсэхээс үл хамаарч бизнес нэг бүр систем болон хөгжиж байж бүрэн бүтэн  болдог. Чухамдаа бизнес эрхлэгч хүн их ажиллаж хангалттай мөнгө олсноор бус, харин ирээдүйд өөрөөс нь үл хамааран ажиллаж, хөгжиж явах системийг байгуулж байж мөрөөдлийн зорилт, амьдралдаа хүрдэг.

Бизнесийг зөвхөн ажлын байр бус, харин систем гэж харснаар түүнийг алхам алхмаар шинэчлэн сайжруулж, тасралтгүй өсгөн хөгжүүлж байх цэгцтэй хараа тогтоно. Бизнесийн удирдлагадаа шинжлэх ухаанч арга барил, орчин үеийн технологи, стандартууд, ололт, туршлагуудыг авч хэрэглэх нөхцөл бүрдэнэ. 

Системчлэгдсэн буюу систем болж хөгжсөн бизнест олон шинэ давуу байдал үүсдэг. Үүнд -      

1. Системийн үр дүн тогтмол, чанартай 

Чанартай гэдэг нь заавал өндөр ангиллын байна гэсэн үг биш. Жишээлбэл, Макдоналдсын хоол нь дэлхийн хамгийн амттай, эсвэл хамгийн дээд зэрэглэлийн хоол биш байх. Олон ресторан түүнээс илүү сайн, амттайг хийж чадна. Чанартай гэж үнэ өртөгтөө зохицсон, тэгээд үйлчлүүлэгчдийнхээ хүлээлтийн түвшнийг баталгаатай хангаж буйг хэлдэг. Макдоналдсын давуу тал бол үйлчилгээгээ хаана ч, хэзээ ч амласан түвшиндээ барьж чаддагт байдаг. 

Хэрэв танай хоолны газар сайн хар цайтай, түүнийгээ ямагт өгч чаддаг байвал үйлчлүүлэгчид тань танайхыг чанартай гэж харна. Яагаад гэвэл тэдний хүлээлтийг хангаж чадаж буй учир. Түүнээс, нэг орж ирэхэд нь сүүтэй цай өгөөд л, дараа орж ирэхэд нь сүү тасарсан гэж хар цай өгөөд байвал танайхыг чанартай үйлчилгээтэй гэж хэлэхгүй.

Систем болж чадсан бизнесийн үйлдвэрлэл, үйлчилгээ нь арга, хэлбэрээ олж тогтворждог. Тогтворжсон ажлын үр дүн үйлчлүүлэгчийн хүлээлтээс зөрдөггүй.  

Ажил системчлэгдэх, ажилтан дадал туршлагатай болох нь ялгаатай ойлголт. Хичээл зүтгэлтэй, удаан жил ажилласан ажилтнууд ажилдаа гаршиж, өөрийн аргаа барилаа олсон байдаг. Гэлээ ч тэдний ажлын мэдлэг, туршлагыг судлан бичиж авч, өөрөөр хэлбэл, хүнээс нь салгаж, бусдад хүргэх боломжтой болоогүй бол тэр ажил системчлэгдээгүй гэсэн үг. 

2. Системд ажилтныг сургах боломжтой

Ажил, үйлчилгээг хийж гүйцэтгэх арга замыг тодорхой болгож, баримтжуулж авснаар тухайн ажилд шинэ ажилтныг хурдан, сайн сургах нөхцөл бүрддэг. Харин хийж гүйцэтгэх арга зам нь тодорхойгүй, хүн бүр өөрийнхөөрөө хийдэг ажилд шинэ ажилтныг сургах боломжгүй. 

Зөвхөн дадлага, туршлагатай хуучин ажилтан хийх ажлыг  шинэ ажилтанд даалгах нь ажлын чанарт шууд нөлөөлдөг. Энэ нь компанийн чухал ажлууд цөөн хүн дээр бөөгнөрч, шинэ ажилтнуудын өгөөж багасах гол шалтгаан болдог. Мөн энэ шалтгаанаас болж бизнес эрхлэгч хүн өөрөө бүх ажилд оролцож, бүхнийг өөрөө хянаж байх байдалд ордог. 

Шинэ ажилтнууд зөвхөн өөрийн алдаа, туршлага дээр суралцаж хөгжинө гэвэл тэдний өсөлт удааширч, бизнесийн дагалдах зардал өндөрсөнө. Энэ бүхнээс улбаалж, бизнес эрхлэгчид шинэ, залуу хүнийг ажилд авахаас зайлсхийж, харин дадал, туршлагатай хүнээр байнга дутагдана. 

Системчлэгдээгүй бизнес энэ тойргоос гарахгүй.   

Бизнесийн системийг бүтээхийн тулд тогтмол хийгддэг ажил нэг бүрийн гүйцэтгэх арга зам буюу процессуудыг судлан бичиж, зурж, баримтжуулдаг. Процессийг тодорхой бичиж, заавал дагаж мөрдөх ёстой ажлын заавар, албан баримт болгосныг ажлын процедур гэж нэрлэдэг.

Ажлыг процедуртай болгосноор ажилтны мэдлэг, туршлагыг хувь хүнээс нь салгаж, цаашид хуримтлуулан хөгжүүлэх, шинэ ажилтнуудад дамжуулан сургах боломж бүрдэнэ. 

Процедур нь хувь хүний бус, бизнесийн системийн мэдлэг, чадвар юм. Бизнесийнхээ ийм мэдлэг чадварыг бий болгож хөгжүүлэх нь бизнес эрхлэгч хүний өдөр тутмын, хамгийн чухал ажлын нэг байх ёстой. 

3. Системийг хэмжих боломжтой

Хийж гүйцэтгэх арга зам нь тогтворжсон ажлыг хэмжиж байх боломжтой.

Жишээ нь, хэрэв бизнес өөрийн борлуулалтын системтэй бол ажилтнууд хэрэглэгчидтэйгээ тодорхой технологиор харьцаж, үр дүнгээ мэдээлийн сандаа хуримтлуулж, харьцуулан судлаж байх боломж бүрдэнэ. Алхам тутмаа хэмжиж, ажлын чухам аль хэсгийг эхэлж анхаарч сайжруулахаа олж мэдэж явна. 

Мөн системд ажлын гүйцэтгэл, чанарыг тогтмол хэмжиж байх бололцоотой учир ажилтнуудын гүйцэтгэл төдийгүй мэргэшил, чадварын хөгжлийг төлөвлөн удирдах боломж бүрдэнэ.

Ажлыг зөв, нарийн хэмждэг болсноор түүнд зарцуулах цаг хугацаа, хүн хүчний тооцоог урьдчилан төлөвлөхөд хялбар болж төлөвлөгөө, гүйцэтгэлийн зөрөө багасна. Буруу төлөвлөлтөөс үүсэх алдагдал багасна. 

4. Системийг хөгжүүлэх боломжтой

Хэмжиж чадвал хөгжүүлж чадна гэдэг. Ажил, үйлчилгээг тогтсон, тодорхой арга замаар хийдэг болсон үед тэдгээрийг хэмжиж, харьцуулж, өөрчлөн туршиж, алхам алхмаар, тасралтгүй хөгжүүлж байх боломжтой болдог. 

Аливаа ажлыг сайжруулья гэвэл түүний процессийг сайжруулж, тэр шинэ процесстоо ажилтнаа давтан сургадаг. Жишээ нь, хоолны амт чанарыг сайжруулья гэвэл түүний орц, жорыг улам тодорхой болгож, өөрчлөн турших замаар хөгжүүлнэ. Ажилтнууддаа шинэ арга замаа эзэмшүүлнэ.  

Өмнө өгүүлснээр, бизнесийн маркетинг, борлуулалт системжсэн бол чухам ямар суваг, хэзээ, ямар нөхцөлд сайн ажиллаж байгааг олж мэдэж хамгийн бага зардлаар, хамгийн үр бүтээлтэйгээр борлуулалтаа нэмж ажиллана.  

Алхам алхмаар, тууштай сайжруулж, шинэчилж болдог учир систем болсон бизнес харьцангуй хурдан хөгжиж, өрсөлдөх чадвар нь бусдаас түрүүлдэг.

5. Системийг түвэггүй томруулах боломжтой

Нэгэнт бий болсон системд зөвхөн шинэ нөөц нэмэх замаар бизнесийг харьцангуй хурдан, эрсдэлгүй томруулж болдог. 

Жишээ нь, хэрэв хоолны газрын үйл ажиллагаа системжсэн бол ачаалал нэмэгдэхэд тоног төхөөрөмж, тогоочоо л нэмэх замаар бизнесээ тэлэх бололцоотой. Мөн борлуулалтаа нэмье гэвэл борлуулалтын шинэ ажилтан авч өөрийн технологитоо сургаж ажиллуулахад хангалттай. Түүнээс бизнесийн бүтэц, ажиллагаанд зарчмын өөрчлөлт орохгүй. Томрох тутам чанар буурах, хяналтаа алдах эрсдэл бизнест үүсэхгүй.

Цаашилбал, Макдоналдсын зарчмыг дууриаж, системээ хувилан олшруулах замаар шинэ салбаруудаа байгуулсан ч болно. Мөн, бизнесийн системээ бие даасан бүтээгдэхүүн болгож бусдад лицензээр өгдөг фрайнчайз болгож ч хувиргаж болно. 

6. Системийг автоматжуулах боломжтой

Орчин үеийн мэдээллийн технологи (МТ), дижитал соёл бизнесийн тогтсон хэв загварыг бүрэн өөрчилж байна. Үйлдвэрлэл, үйлчилгээ автоматжиж байна. Ухаалаг технологиуд нэвтэрч бүх төрлийн бизнесийг эргэн харж, өөрчлөн зохион байгуулах түгээмэл шаардлага бий болж байна. 

Системийг автоматжуулна гэдэг нь үндсэндээ тогтсон процессийг компьютерийн программ хангамжийн тусламжтайгаар хийж гүйцэтгэдэг болно гэсэн үг. Гэтэл системчлэгдээгүй ажлыг  автоматжуулах боломжгүй. Чухам энэ шалтгаанаас болж системчлэгдээгүй бизнест МТ-ийн ердийн хэрэглээг ч үр ашигтай нэвтрүүлэх, хэрэглэх боломж хязгаарлагдмал байдаг.

 Энд нэг зүйлийг онцолж хэлэхэд, бизнесийн системийн автоматжуулалтын үндсэн зарчим бол бизнесийн хуучин системийг хэвээр нь автоматжуулах гэх биш, харин дижитал эриний шинэ түвшний систем болгож дахин бүтээх явдал юм. Зөвхөн тэгэж байж өндөр үнэтэй МТ үр ашгаа бүрэн өгч, бизнес шинэ дижитал эдийн засаг, зах зээлийн хэсэг болж хувирч чаддаг. Хуучин загварын процессийг хэчнээн компьютержуулаад ч дижитал орчин, зах зээлд сайн тохирч ажиллах магадлал бага. Яагаад гэвэл дижитал орчин, зах зээлийн ажиллах зарчим нь уламжлалт орчин, зах зээлийнхээс их өөр. Зүйрлэвэл, морин тэргийг хэчнээн компьютерийн удирдлагатай болгоод ч автомашитай адил түвшинд очиж, тэдэнтэй өрсөлдөж, хамтарч ажиллаж чадахгүй.

7. Системийг төрөлжүүлж, нэгтгэх, хэлхэх боломжтой

Зөвхөн систем болсон бизнес бусад системтэй нэгдмэл байдлаар хамтран ажиллаж чадна. Систем болоогүй бизнесийн үйл ажиллагаа тогтворгүй учир бусад бизнес түүнд итгэж, түүнтэй байнгын хамтын ажиллагаанд орж, үйлдвэрлэл, үйлчилгээний хэлхээ, хоршил, нэгдэл болж ажиллах боломж бага.

Зөвхөн системүүд хэлхэлдэж, дараагийн түвшний систем буюу кластер үүсгэж чаддаг. 

Бизнес зөвхөн дараагийн түвшний том системийн хүрээнд хоршиж, төрөлжиж байж бүтээмж, өрсөлдөх чадвараа эрс нэмдэг, дэлхийн зах зээлд байраа олж эзлэх бололцоо бүрддэг.  

8. Системийг зарж болно

Системийн хамгийн чухал давуу тал нь түүний үйл ажиллагааны үр дүн хүнээс бага хамаардагт оршино. Хүмүүс системд орж гарч л байдаг, харин систем тогтмол түвшиндээ ажиллаж чаддаг. Тиймд хөрөнгө оруулагчид тухайн бизнес систем болж чадсан эсэхийг онцгой анхаарч шийдвэрээ гаргадаг.

Үнэхээр, бизнес эрхлэгч нь өөрөө ажиллахаа болиход зогсчихдог, эсвэл хэдэн сайн ажилтнаас нь хамаардаг бизнесийг худалдан авах нь өндөр эрсдэл дагуулна. Мөн систем болоогүй бизнес буюу бусдын ажлын байрт өөр хүн хөрөнгө оруулах магадлал тун бага. 

Мэдээж, бизнесийг заавал зарах албагүй ч хэзээ нэгэн цагт түүнийг орхих хэрэгтэй болно. Харин хэнд ч, хэзээ ч зарах боломжтой болгосон системийг бизнес эрхлэгч хүн өөр хүнд хариуцуулан орхиж, дараагийн шинэ бизнес, төслөө санаа зоволтгүй хөөцөлдөн явах  бололцоотой.

Нэгтгэн дүгнэвэл, бизнес нэг бүр систем болон хөгжиж байж өсөн томрох боломж үүсгэдэг шинэ давуу талуудаа олж авна, бүрэн бүтэн болно. Тиймд бизнесээ системчлэх нь бизнес эрхлэгч хүний хамгийн чухал ажил, харин энэ ажлаа олж харалгүй орхих нь түүний хамгийн том алдаа юм.      

Бизнес эрхлэгч хүн бизнесээ гаднаас нь харж, барилгатай зүйрлэвэл, архитектор нь болж ажиллаж чаддаг байх хэрэгтэй. Харин барилгынхаа тэргүүн даамал, хамгийн сайн инженер, эсвэл хамгийн гол ажилтан болж ажиллавал төөрөлдөнө. 

comments powered by Disqus